La gestion des remboursements de frais pour les dirigeants d’entreprise est souvent entachée d’une méprise courante : celle d’appliquer les mêmes règles que pour les salariés. Cette erreur répandue masque les subtilités et les obligations spécifiques qui encadrent les dépenses des dirigeants. Sans une compréhension claire des distinctions en jeu, les dirigeants risquent non seulement de manquer des opportunités d’optimisation fiscale, mais aussi de s’exposer à des complications réglementaires (contrôles URSSAF et pénalités).
Cet article vise à démêler les particularités du remboursement des frais pour les dirigeants, en soulignant les différences clés avec les pratiques courantes concernant les employés. Nous aborderons les types de frais remboursables, les nuances selon le statut juridique du dirigeant et les stratégies pour une gestion efficace et conforme des notes de frais. Un éclairage essentiel pour les dirigeants soucieux d’une gestion financière rigoureuse et en règle.
Une Réglementation spécifique
Le cadre réglementaire des remboursements de frais pour les dirigeants d’entreprise est à la fois spécifique et complexe. Contrairement aux salariés, dont les frais sont souvent régis par des politiques internes claires et des accords collectifs, les règles applicables aux dirigeants varient grandement en fonction de la structure juridique de l’entreprise et du statut du dirigeant lui-même.
Pour les dirigeants de SARL (société à responsabilité limitée) ou de SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle), les frais remboursables doivent être strictement professionnels et justifiés par des preuves tangibles. Les remboursements doivent être faits à l’euro près, évitant ainsi les forfaits qui pourraient être considérés comme imposables.
Les différences ne s’arrêtent pas là. Par exemple, les frais de déplacement professionnels sont traités différemment entre un gérant majoritaire et un gérant minoritaire. De même, les dépenses liées aux repas, aux déplacements, aux hébergements et aux cadeaux d’affaires obéissent à des règles distinctes, souvent méconnues mais cruciales pour une gestion conforme.
Il est donc essentiel pour tout dirigeant d’appréhender ces nuances et de se tenir informé des dernières évolutions législatives et fiscales, afin d’éviter les erreurs coûteuses et de bénéficier pleinement des remboursements auxquels ils ont droit.
Gérant, quels frais peuvent vous être remboursés ?
Frais de déplacement avec véhicule personnel et hébergement
Les frais kilométriques et d’hébergement constituent un élément central dans la gestion des dépenses professionnelles, notamment pour les dirigeants et les salariés qui doivent se déplacer fréquemment pour des raisons professionnelles. Ces frais sont remboursés lorsqu’ils sont liés à des déplacements professionnels tels que les visites chez les clients, les fournisseurs, les participations à des congrès, des salons ou des livraisons.
Le remboursement des frais de déplacement comprend non seulement les indemnités kilométriques, mais également les dépenses associées telles que les frais de péage, de stationnement, les billets de train ou d’avion, les frais de taxi, ainsi que les coûts liés aux repas et aux hébergements durant ces déplacements.
Il est important de noter que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ne sont généralement pas remboursables, en particulier pour les SARL et EURL soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS). De plus, lorsque ces frais excèdent 15 000 euros par an, ils doivent être déclarés dans le Relevé des frais généraux, qui est ensuite soumis avec la déclaration annuelle de résultats dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice comptable.
D’un point de vue fiscal, selon les articles 62, 39, 1-1°, et 111, c et d du Code Général des Impôts (CGI), les remboursements de frais de déplacements perçus par un gérant majoritaire de SARL sont considérés comme une rémunération imposable. Ces remboursements sont imposés en tant que revenus de capitaux mobiliers si l’administration fiscale établit qu’ils n’ont pas été comptabilisés explicitement en tant que remboursements octroyés au personnel, ou si leur montant, ajouté à d’autres éléments de la rémunération, est jugé excessif.
La jurisprudence a établi que les frais de déplacement non justifiés sont généralement considérés comme une partie de la rémunération du dirigeant plutôt que comme un revenu distribué, sauf si leur montant total, combiné à la rémunération, est considéré comme excessif. Ainsi, une comptabilisation explicite de ces frais est requise, mais cette exigence ne doit pas être confondue avec les obligations découlant des articles 54 bis (état annexe des avantages en nature) et 54 quater (relevé détaillé des frais) du CGI.
Pour une gestion efficace et conforme aux règles fiscales, il est crucial de tenir une comptabilité précise et détaillée des frais kilométriques et autres dépenses de déplacement, tout en veillant à respecter les plafonds et les exigences de déclaration.
Rappelons ce que sont les indemnités kilométriques :
- Ce sont les frais de déplacements professionnels réalisés avec le véhicule personnel du gérant (hors déplacement entre domicile et travail)
- Le gérant doit répertorier dans un tableau, la distance parcourue, le point d’arrivée et de départ, la raison du déplacement professionnel et enfin le nombre de kilomètres parcourus.
- La somme totale des kilomètres parcourus est soumise à un barème légal, suivant la puissance fiscale du véhicule.
- L’expert-comptable peut fait parvenir le tableau des indemnités kilométriques au client. La solution Tiime que nous proposons à nos clients (et que nous présentons plus bas dans cet article) permet d’ailleurs de le faire en toute autonomie.
Frais d’utilisation du véhicule professionnel
L’utilisation d’un véhicule professionnel par les gérants d’entreprise, notamment dans le cadre d’une SARL ou d’une EURL assujettie à l’Impôt sur les Sociétés (IS), implique plusieurs types de dépenses qui peuvent être prises en charge par la société. Ces frais incluent :
- Le Carburant.
- Réparation et Entretien Courant : Cela englobe les coûts liés à l’entretien régulier du véhicule, y compris les pneumatiques. Ces frais sont essentiels pour garantir le bon fonctionnement et la sécurité du véhicule.
- Location ou Crédit-bail : Si le véhicule est acquis via une location ou un crédit-bail, les paiements mensuels correspondants sont également des dépenses éligibles à la prise en charge par l’entreprise.
- Primes d’Assurance : Les coûts des assurances associées au véhicule professionnel sont des dépenses courantes et nécessaires, devant être couvertes par l’entreprise.
- Intérêts d’Emprunt : Dans le cas où le gérant est propriétaire du véhicule grâce à un emprunt, les intérêts de cet emprunt sont également pris en charge.
Toutefois, gardez à l’esprit que si le gérant utilise son propre véhicule (qui n’est pas inscrit à l’actif de la société, n’est pas sous crédit-bail, ou n’est pas loué par la société) pour des déplacements professionnels, la société ne peut pas déduire directement les frais liés à ce véhicule. Dans ce cas, la société doit comptabiliser et rembourser ces dépenses sous forme d’indemnités kilométriques, selon un barème spécifique.
Il est également essentiel de distinguer le type de véhicule utilisé pour ces déplacements. En effet, la déductibilité des frais peut varier selon que le véhicule de la société soit un véhicule utilitaire ou un véhicule particulier. Cette distinction est généralement indiquée dans la case J.1. de la carte grise du véhicule. Cette information est cruciale pour déterminer la manière dont les frais sont traités d’un point de vue fiscal.
En outre, si votre société détient, en crédit-bail ou en location pour une durée supérieure à trois mois, un véhicule particulier, il est important de se rappeler qu’elle sera assujettie à la taxe sur les véhicules de société (TVS). Cette taxe est appliquée annuellement et doit être prise en compte dans le calcul des frais généraux de l’entreprise.
Pour aller plus loin : ACHETER OU LOUER UN VÉHICULE PROFESSIONNEL : COMMENT CHOISIR ?
Il n’existe pas de liste officielle exhaustive des frais remboursables pour les gérants de société. Cependant, on considère généralement que ces frais, lorsqu’ils sont remboursés « au réel », ne sont pas imposables. Cela signifie que les dépenses doivent être remboursées exactement pour le montant dépensé, sans majoration ni forfaitisation.
Il est conseillé de tenir une comptabilité détaillée et justifiée de ces dépenses. Chaque frais doit être documenté par des factures ou des reçus pour garantir la transparence et la conformité fiscale. Il est également recommandé de consulter un expert-comptable pour une gestion optimale de ces dépenses, surtout pour s’assurer de leur caractère déductible et de leur conformité avec les réglementations fiscales en vigueur.
Une gestion prudente et conforme aux normes comptables et fiscales est essentielle pour assurer la légitimité de ces dépenses et éviter tout problème potentiel lors d’un contrôle fiscal.
Frais de repas
Les frais de repas constituent une dépense récurrente pour les gérants d’entreprise, surtout lorsqu’il est impossible de déjeuner à domicile en raison de contraintes professionnelles. Le remboursement de ces frais est soumis à certaines conditions et restrictions.
Déduction des Frais de Repas d’Affaires :
Les frais de repas engagés par le gérant lors d’invitations de clients, prospects ou partenaires dans le cadre du développement d’activité sont généralement déductibles. Pour bénéficier de cette déduction, il est essentiel de fournir des justificatifs détaillés pour chaque repas, incluant l’identité des invités et les sociétés qu’ils représentent (à mentionner sur la facture). Ces frais sont systématiquement déductibles dès lors qu’ils sont dûment justifiés et engagés dans l’intérêt de la société.
Si les dépenses, y compris les frais liés aux invitations à des événements ou spectacles, excèdent 6 100 € par an, elles doivent être inscrites dans le “Relevé des frais généraux”. Ce relevé doit être présenté conjointement avec la déclaration annuelle des résultats, réalisée par l’expert-comptable.
Déduction des Frais de repas :
La déduction des frais de repas personnels du gérant est plus restrictive. Ces frais ne sont déductibles que si le gérant ne peut pas rentrer chez lui pour déjeuner en raison de contraintes liées aux horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise ou à la distance entre le domicile et le lieu de travail. Cette distance ne doit pas être jugée “anormalement élevée” et ne doit pas résulter d’un choix délibéré du gérant. En cas de contrôle fiscal, chaque situation sera évaluée individuellement.
Pour aller plus loin : PISTE D’AUDIT FIABLE : CLÉ DE LA CONFORMITÉ ET MÉTHODOLOGIE
Procédures et Bonnes Pratiques pour la Gestion des Notes de Frais
La gestion des notes de frais, bien qu’essentielle dans le fonctionnement quotidien des entreprises, peut s’avérer complexe. Pour les dirigeants d’entreprise, il est crucial d’adopter une approche méthodique et conforme aux normes fiscales et comptables. Voici quelques pratiques recommandées :
1 – Établissement d’une Politique de Remboursement Claire
Définir une politique de remboursement explicite est la première étape vers une gestion transparente des frais. Cette politique doit préciser les types de dépenses remboursables, les limites de dépenses, les procédures de soumission des notes de frais, et les délais de remboursement. Une communication claire de cette politique à tous les employés (et particulièrement aux gérants dans notre cas précis) est essentielle pour assurer son application uniforme et juste.
2 – Mise en Place d’un Système de Documentation Rigoureux
La tenue d’une documentation détaillée pour chaque dépense est primordiale. Cela implique la conservation de tous les reçus et justificatifs, l’annotation des contextes des dépenses (à indiquer sur la facture), et la mise en place d’un système de classement efficace. Cette rigueur dans la documentation facilite non seulement le processus de remboursement, mais sert également de sauvegarde en cas de contrôle fiscal.
3 – Utilisation de Solutions Digitales
La gestion des notes de frais peut-être grandement facilitée grâce à des applications digitales. Chez Extencia, nous comprenons l’importance d’une approche personnalisée qui tient compte de la taille et des besoins spécifiques de chaque entreprise. C’est pourquoi nous vous proposerons un outil adapté à vos besoins spécifiques pour la gestion des frais, allant des outils simples pour les petites structures jusqu’aux systèmes intégrés pour les entreprises de plus grande envergure.
Par exemple, Tiime est une solution digitale, adaptée aux entrepreneurs, TPE et indépendants, qui révolutionne la manière dont les frais sont gérés et remboursés. Grâce à une interface intuitive, Tiime simplifie la création des notes de frais en automatisant leur alimentation à partir des documents pertinents. Ce processus, conforme aux normes de l’URSSAF, réduit considérablement le temps consacré à la gestion des frais tout en éliminant la nécessité de conserver les justificatifs papier.
Chez Extencia, nous reconnaissons l’importance de telles innovations dans la simplification des processus administratifs. En conseillant et en intégrant des solutions digitales comme Tiime, nous offrons à nos clients une gestion des frais plus efficiente, leur permettant de se concentrer sur les aspects stratégiques de leur entreprise tout en assurant la conformité et l’efficacité de leurs processus financiers.
4 – Formation et Sensibilisation du Personnel
Il est essentiel que tous les employés, y compris les dirigeants, soient formés sur les procédures de gestion des notes de frais et les implications fiscales associées. Des sessions de formation régulières contribuent à maintenir une compréhension claire des pratiques et des responsabilités de chacun.
5 – Révisions Périodiques et Mises à Jour
Les lois fiscales et les besoins de l’entreprise évoluent. Il est donc important de réviser périodiquement la politique de remboursement des frais et de l’ajuster en conséquence. Ces révisions doivent tenir compte des retours d’expérience, des changements législatifs et des tendances du marché.
6 – Consultation Régulière avec des Experts Comptables
Enfin, une consultation régulière avec des experts-comptables ou des conseillers fiscaux est recommandée pour assurer la conformité des pratiques de remboursement avec les législations en vigueur. Leur expertise peut s’avérer inestimable pour naviguer dans les complexités fiscales et comptables.
En mettant en œuvre ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur gestion des notes de frais, mais aussi renforcer leur conformité et leur efficacité opérationnelle.
Rôle de l’Expert-Comptable
L’expert-comptable joue un rôle clé dans la gestion des frais des dirigeants d’entreprise, offrant une sécurité et une conformité indispensables dans ce domaine souvent complexe. Voici quelques aspects essentiels de leur rôle :
Assurance de Conformité et Sécurité
L’expert-comptable assure que toutes les pratiques de remboursement des frais sont en conformité avec les lois fiscales et comptables en vigueur. Sa connaissance approfondie des réglementations actuelles offre aux entreprises une sécurité notable, réduisant le risque d’erreurs coûteuses ou de non-conformité, qui pourraient résulter en des pénalités lors d’un contrôle fiscal.
Conseil Stratégique et Optimisation Fiscale
Au-delà de la conformité, l’expert-comptable conseille sur les stratégies d’optimisation fiscale en lien avec les frais professionnels. Il peut suggérer des méthodes pour maximiser les déductions fiscales et minimiser les obligations fiscales, tout en restant dans le cadre légal.
Audit et Revue des Pratiques de Remboursement
L’expert-comptable peut également réaliser des audits réguliers des pratiques de remboursement des frais pour identifier toute non-conformité ou opportunité d’amélioration. Cet examen peut aider à détecter des incohérences ou des abus potentiels dans les demandes de remboursement.
Assistance en Cas de Contrôle Fiscal
En cas de contrôle fiscal, l’expert-comptable est un allié précieux. Il peut assister l’entreprise dans la préparation et la présentation des documents requis, et agir en tant que médiateur entre l’entreprise et les autorités fiscales.
En résumé, l’expert-comptable est un partenaire essentiel pour les entreprises dans la gestion des frais. Il apporte non seulement une expertise technique, mais aussi un sentiment de sécurité et de sérénité, permettant aux dirigeants de se concentrer sur le développement de leur activité en toute confiance.
Conclusion
Une gestion efficace et conforme des frais de direction n’est pas seulement une question de conformité fiscale ; elle reflète également l’intégrité et la responsabilité de l’entreprise. Les dirigeants qui s’engagent dans cette voie contribuent non seulement à la solidité financière de leur entreprise, mais renforcent également leur crédibilité et leur réputation sur le marché.
