2026 peut sembler loin. Mais pour les entreprises françaises, le compte à rebours est lancé. La réforme de la facturation électronique obligatoire, prévue à partir du 1er septembre 2026, va transformer en profondeur la manière d’émettre, de recevoir et de déclarer ses factures.
Que vous soyez une TPE, une PME ou une structure plus complexe, vous serez concerné. Et cette fois, il ne s’agit pas seulement d’envoyer un PDF par mail. La réforme introduit un véritable écosystème structuré, encadré par l’administration fiscale et reposant sur de nouvelles obligations techniques et opérationnelles.
Nous allons essayer de vous aider à anticiper les changements induits par la facture électronique, étape par étape, en toute clarté. Pas de jargon inutile. Juste un plan d’action concret, basé sur les documents officiels de référence.
Parce que bien se préparer, c’est éviter les erreurs coûteuses… et transformer une contrainte réglementaire en levier d’efficacité.
1. Identifiez vos obligations en matière de facture électronique
Avant toute chose, il faut savoir si votre entreprise est concernée, et à quel titre. Car selon votre activité, votre clientèle, et votre régime de TVA, les obligations peuvent varier. La réforme impose deux types de transmissions distinctes :
Le e-invoicing : l’envoi de factures électroniques structurées entre assujettis à la TVA établis en France.
Le e-reporting : la transmission à l’administration fiscale de données sur des opérations hors champ e-invoicing(ventes BtoC, exports, prestations exonérées, etc.).
Vous êtes concerné si :
Votre entreprise est assujettie à la TVA, même si vous êtes en franchise.
Vous émettez ou recevez des factures dans un cadre BtoB domestique, BtoC ou BtoB international.
Vous réalisez des prestations de services payées à l’encaissement (obligation de transmettre les données de paiementvia le e-reporting, cf. Article 290 A du CGI).
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À noter
Les auto-entrepreneurs, professions libérales, associations assujetties, commerces, artisans ou professions de santé sont également concernés. Des fiches spécifiques leur sont d’ailleurs dédiées.
2. Cartographiez vos flux de facturation et de paiement
C’est l’étape la plus sous-estimée… et pourtant la plus stratégique.
Avant même de choisir une plateforme ou d’adapter vos logiciels, il faut comprendre comment vos flux de facturation fonctionnent aujourd’hui. Qui émet ? Comment ? Où sont stockées les données ? Qui les traite ?
Sans cette cartographie, impossible d’anticiper les impacts de la réforme sur vos outils, vos process ou vos équipes.
Objectif de la cartographie
Recenser toutes les sources d’émission de factures : logiciels de facturation, ERP, caisses, outils métiers…
Définissez le volume de factures par mois et leur format.
Identifier les modes de transmission actuels (mail, EDI, PDF, papier…).
Lister les clients et fournisseurs concernés, selon qu’ils soient BtoB, BtoC ou à l’international.
Relever les formats de factures utilisés (Factur-X, PDF, EDIFACT…).
Cartographier les données de paiement associées aux prestations de services.
Définition de la cartographie
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Définition
La cartographie permet de faire un état des lieux des flux de facturation et de paiement du cabinet, des clients, des outils et des collaborateurs.
Elle recense toutes les données pouvant être impactées par la facturation électronique : comment sont gérées les factures, où sont-elles stockées, quels clients sont concernés…
Pourquoi c’est indispensable ?
La réforme impose une transmission de données structurées, dans l’un des trois formats du socle (UBL, CII, Factur-X). Cela implique souvent une transformation des factures existantes, voire un changement de logiciel si celui-ci n’est pas compatible.
Cette cartographie vous permettra aussi de :
Déterminer si vous avez besoin d’un OD (opérateur de dématérialisation) pour convertir vos documents
Préciser les besoins d’intégration à votre ERP ou logiciel comptable
Identifier les cas d’usages spécifiques (multi-entités, sous-traitance, clients particuliers…)
À faire maintenant :
Listez tous vos outils liés à la facturation (facturation, CRM, ERP, GED…).
Classez vos clients/fournisseurs par typologie (BtoB, BtoC, étranger, public…).
Identifiez les points de friction potentiels (formats hétérogènes, ressaisie, manque de suivi…).
La réforme repose sur un schéma d’échange à plusieurs niveaux, appelé « schéma en Y ». À la base de ce système : des plateformes intermédiaires chargées de transmettre vos factures et leurs données à l’administration.
Deux types de plateformes s’offrent à vous :
Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires)
Les OD (Opérateurs de Dématérialisation)
La différence est majeure. Une PDP est immatriculée par l’administration fiscale. Elle peut transmettre vos factures aux clients, les données au Portail Public de Facturation (PPF), mettre à jour l’annuaire, suivre les statuts, etc. Un OD, lui, ne peut pas transmettre directement. Il doit passer par une PDP.
Choisir une PDP revient à désigner votre interlocuteur principal dans la chaîne. C’est elle qui assurera l’envoi, la réception, la conversion des formats, la remontée des statuts, la sécurité et parfois même l’archivage.
Comment choisir entre PDP et OD ?
Voici les critères à prendre en compte :
Niveau de service : certaines PDP proposent un accompagnement complet (audit, cartographie, conversion des formats, formation…).
Intégration à vos outils : vérifiez si la plateforme est interopérable avec votre ERP ou logiciel de facturation.
Sécurité et conformité : la PDP doit être certifiée ISO 27001 et SecNumCloud. C’est obligatoire.
Capacité à suivre les statuts : une bonne plateforme remontera les statuts de vos factures (déposée, refusée, encaissée…).
Qualité de l’assistance : comme pour tout outil SaaS, le support client est un critère stratégique.
Ce que dit la réglementation
Seules les PDP peuvent :
Modifier l’annuaire central
Transmettre directement les données à l’administration
Émettre et recevoir des factures au format socle
Gérer l’ensemble des flux (facturation, reporting, paiements, statuts)
Les OD, en revanche, peuvent être utiles pour :
Vous aider à générer des formats compatibles (Factur-X, UBL, CII)
Interconnecter vos outils existants à une PDP
Automatiser certaines tâches, mais sans avoir de rôle direct vis-à-vis de l’administration
À faire maintenant :
Rapprochez-vous de vos éditeurs de logiciels pour connaître leur positionnement (sont-ils OD ? Vont-ils devenir PDP ?).
Demandez à votre expert-comptable ou votre DAF s’il est pertinent de centraliser via une PDP unique ou de passer par plusieurs opérateurs selon les usages.
Gardez en tête que la liste officielle des PDP immatriculées sera publiée courant 2025. En attendant, travaillez sur la cartographie et la mise à jour de vos outils.
Une fois vos obligations et votre flux cartographiés, il est temps de regarder de près votre environnement technique. La réforme ne vous demandera pas forcément de tout changer, mais vous devrez vous assurer que vos outils peuvent générer, transmettre et recevoir des factures électroniques conformes.
Cela concerne :
Votre logiciel de facturation
Votre ERP ou PGI
Vos outils comptables ou CRM si la facturation y est intégrée
Vos outils de gestion documentaire (GED, archivage)
Trois exigences fondamentales à vérifier
Format des factures Votre outil doit permettre de produire un des trois formats du socle (Factur-X, UBL, CII). À défaut, il faudra passer par un OD ou une PDP pour convertir les fichiers.
Connexion à une plateforme Votre outil doit pouvoir se connecter à une PDP (via API ou autre protocole). Sans cette interconnexion, vous devrez exporter les factures manuellement pour les déposer sur la plateforme… ce qui annule l’intérêt de l’automatisation.
Suivi des statuts Un bon outil doit permettre d’intégrer les statuts de facture (déposée, rejetée, refusée, encaissée), transmis par la PDP via le PPF. C’est la condition pour assurer le suivi comptable et déclaratif.
À ne pas négliger : l’archivage
Les factures doivent être archivées dans des conditions garantissant leur intégrité, leur lisibilité et leur authenticité. Si vos outils actuels n’intègrent pas une fonction d’archivage conforme, il faudra envisager un prestataire ou une plateforme compatible avec les normes en vigueur (ISO 27001, SecNumCloud…).
À faire maintenant :
Contactez vos éditeurs pour leur demander si votre logiciel est compatible avec la réforme (formats, interopérabilité, archivage).
Vérifiez s’il existe une feuille de route de mise en conformité prévue avant 2026.
Prévoyez des tests en environnement réel au plus tôt (cf. section 7).
5. Formez vos équipes aux nouveaux processus
La réussite de la réforme ne repose pas uniquement sur les outils. Elle repose surtout sur les personnes qui les utilisent. Or, la facturation électronique implique de nouveaux gestes métiers, de nouveaux réflexes, et parfois un changement d’organisation complet.
Même dans les petites structures, plusieurs profils sont concernés : la comptabilité bien sûr, mais aussi l’administration des ventes, les commerciaux, les gestionnaires de dossiers, et parfois même les dirigeants.
Qui former, et sur quoi ?
Le personnel comptable : doit comprendre les notions de e-invoicing, e-reporting, statuts de factures, cycle de vie, etc.
Les utilisateurs métier : doivent savoir comment émettre une facture dans un format conforme, via un nouvel outil ou une plateforme.
Les managers : doivent anticiper les effets sur les processus internes (validation, délais, suivi des règlements).
Les responsables informatiques : doivent assurer les connexions API, les flux, les mises à jour et la supervision des outils.
Ce que dit la documentation
Le CNOEC recommande de prévoir une phase d’acculturation progressive à la réforme, avec :
Des sessions de formation ciblées selon les profils
L’utilisation de supports pédagogiques simples (schéma en Y, vidéos, tutoriels…)
La mise à disposition de replays, FAQ, cas d’usage (cf. plateforme e-FAC Expert)
À faire maintenant :
Identifiez les personnes clés à former dans votre organisation.
Prévoyez un temps d’appropriation progressif, avec des formats courts et opérationnels.
Appuyez-vous sur les ressources disponibles (experts-comptables, CNOEC, éditeurs, PDP…).
Le facteur humain est souvent le maillon faible des transitions numériques. Former, c’est sécuriser. Et c’est aussi donner du sens à une réforme que beaucoup vivent encore comme une contrainte.
6. Automatisez la transmission et l’archivage
Une des forces de la réforme, c’est qu’elle pousse les entreprises à gagner en efficacité. En automatisant l’envoi, la réception et la gestion des factures, on réduit les erreurs, les délais, et le temps passé sur des tâches à faible valeur.
Mais encore faut-il que les bons automatismes soient en place.
Pourquoi automatiser ?
Pour éviter les erreurs humaines de saisie ou d’envoi
Pour assurer une transmission en temps réel, conforme et traçable
Pour sécuriser la collecte des données de paiement et de reporting
Pour garantir la continuité du traitement même en cas d’absence ou de turnover
Cela implique que vos outils soient capables de dialoguer automatiquement avec la PDP ou l’OD, via des API ou des connecteurs natifs.
L’archivage : une obligation légale
Selon l’article 289 du CGI, les factures doivent être conservées de manière à garantir leur intégrité, leur lisibilité et leur authenticité pendant la durée légale (10 ans en général).
Il est donc indispensable de mettre en place un système d’archivage :
Conforme à la réglementation (ISO 27001, SecNumCloud)
Capable de gérer les formats structurés (XML, Factur-X…)
Permettant la restitution lisible de la facture à tout moment
Avec un horodatage et une traçabilité des accès
Ce que cela change concrètement
Les factures ne seront plus simplement “stockées” dans un dossier partagé ou envoyées par mail.
Chaque facture aura un cycle de vie, avec des statuts transmis à l’administration (déposée, refusée, encaissée…).
Ces statuts devront être captés, archivés, historisés, ce qui implique un vrai travail sur la chaîne documentaire.
À faire maintenant :
Vérifiez si votre logiciel ou votre PDP intègre une fonction d’archivage certifié.
Si ce n’est pas le cas, prévoyez un prestataire externe ou une GED conforme.
Paramétrez dès maintenant les flux d’automatisation possibles, notamment pour l’envoi des factures récurrentes, les relances ou les validations internes.
7. Testez, validez, ajustez votre dispositif
Mettre en place des outils, c’est bien. Les tester avant l’échéance, c’est indispensable. La réforme de la facturation électronique n’est pas qu’un sujet logiciel. Elle implique une chaîne complète, du paramétrage à la restitution comptable, en passant par les flux entre plateformes et l’interaction avec l’administration fiscale.
Pourquoi tester dès maintenant ?
Pour repérer les éventuels dysfonctionnements (formats incorrects, erreurs de transmission, absence de statuts…)
Pour anticiper les cas de rejet, de refus ou d’échec de dépôt
Pour roder les équipes, vérifier les automatismes, et corriger ce qui doit l’être
Ce que prévoit la réglementation
Les plateformes (PDP) auront l’obligation de remonter les statuts de chaque facture via le PPF. Ce suivi inclura notamment :
Dépôt : facture acceptée par la plateforme de l’émetteur
Rejet : format incorrect ou non conforme
Refus : facture refusée par le client (erreur, doublon, etc.)
Encaissée : pour les prestations payées à l’encaissement
Ces statuts doivent être intégrés à votre système, archivés, et utilisables pour vos déclarations TVA.
Comment organiser les tests ?
Identifiez un échantillon de factures (clients BtoB, BtoC, export, services, produits…)
Simulez un cycle complet : émission → dépôt → réception → traitement → archivage
Analysez les retours plateforme, les délais, les erreurs éventuelles
Recueillez les retours des utilisateurs métier pour ajuster les processus
À faire maintenant :
Préparez un plan de test interne, même simple, avec des cas variés.
Prévoyez une phase de recette avec vos éditeurs, PDP, OD ou cabinet comptable.
Mettez en place une grille de suivi pour vérifier que tous les statuts sont bien pris en compte dans votre système.
Plus les tests sont faits tôt, moins la bascule sera risquée. Et ceux qui auront anticipé seront en mesure d’en faire un avantage compétitif.
Et si vous vous faisiez accompagner ?
Entre les choix techniques, les délais à respecter, la cartographie à construire, les outils à mettre à jour, la formation des équipes… le chantier peut vite devenir un casse-tête.
Et pourtant, la réforme de la facturation électronique peut être l’occasion de remettre à plat ses processus, de gagner en efficacité, et même de moderniser la gestion administrative dans son ensemble.
C’est précisément là qu’Extencia peut jouer un rôle déterminant.
L’expert-comptable : un chef de projet digital de proximité
Contrairement à un éditeur de logiciel ou à une plateforme technique, l’expert-comptable connaît l’organisation réelle de l’entreprise. Il est capable de :
Identifier les points de blocage ou de complexité
Dialoguer à la fois avec les dirigeants, les équipes métier, les informaticiens
Traduire la réforme en actions concrètes, adaptées à chaque structure
Coordonner les différents intervenants : PDP, OD, éditeurs, collaborateurs internes
Une vision 360° pour une transition en douceur
Chez Extencia, cette réforme est anticipée depuis longtemps. Nos équipes sont formées, nos outils sont compatibles, et nous avons déjà accompagné des clients pilotes sur les premières phases de mise en conformité.
Nous pouvons intervenir à chaque étape :
Diagnostic de votre situation
Accompagnement à la cartographie
Préconisation d’outils ou de plateformes adaptées
Formation des équipes
Suivi des tests et validation des flux
Et surtout : nous parlons votre langage. Celui de la réalité du terrain, pas celui des spécifications techniques.
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