De manière générale, les entreprises et les organisations ont compris combien la communication est un atout. Elles ne l’utilisent pas toujours à bon escient mais en tout cas, la communication qui s’adresse à l’extérieur (prospects, clients, fournisseurs, …) n’est que rarement remise en question. Inversement, la communication interne est souvent mal comprise. Pourquoi communiquer en interne ? Quel message communiquer ? À qui et dans quel but ?
Communication interne : Harmoniser les individualités pour renforcer la culture d’entreprise
Une entreprise est un rassemblement de personnes uniques, avec des mentalités différentes, des motivations et des valeurs distinctes. Ainsi, l’un des buts de la communication interne va être d’harmoniser tout ça, de dissoudre les individualités dans le collectif. Dans votre communication externe, vous mettez en avant certaines valeurs. Celles-ci, si vous tenez à une communication authentique, doivent se retrouver en interne. En ce sens, la communication interne est l’un des médias de la culture d’entreprise. Et au-delà de l’effet interne, votre culture d’entreprise devrait avoir pour but d’attirer les candidats, les meilleurs talents et donner envie d’intégrer l’équipe et ses valeurs.
La communication interne : un outil clé pour éduquer, transmettre et améliorer la culture d’entreprise
Selon une étude de l’IABC (International Association of Business Communicators), 88% des employés qui ont un accès à une communication interne efficace se sentent engagés dans leur entreprise. La communication interne, comme son nom l’indique, va de l’entreprise vers son personnel. Cependant, elle puise aussi dans les idées, les intentions et les demandes de vos collaborateurs. Elle se destine donc à chacun de ses membres. L’idée n’est pas de formater mais d’éduquer, de transmettre. À long terme, son impact s’en ressentira sur votre communication externe. Une bonne culture d’entreprise, appuyée par une bonne communication interne, doit avoir une influence sur les conditions de travail, sur le bien-être et les convictions de vos employés.
Les différentes formes de la communication interne
La communication motivationnelle
Tenir ses équipes motivées, à travers le temps et les difficultés que peut rencontrer votre entreprise, est un véritable challenge. Ce type de communication est donc destiné à favoriser l’implication de vos troupes. C’est une communication descendante. Selon une enquête de la société de conseil en communication Hey Human, les entreprises qui communiquent efficacement avec leurs employés voient une augmentation de 28% de la productivité.
Contrairement à ce que l’on voit trop souvent en entreprise, il faut transmettre de l’information pour impliquer ses équipes. La fameuse culture du secret est certainement l’un des pires ennemis de la culture d’entreprise. On ne révèle pas grand chose à ses employés et on espère, qu’en retour, ils ne propageront rien de ce qui s’y fait en interne. Le devoir de réserve devient une sorte d’enclave dans lequel les collaborateurs se retrouvent engoncés.
Pourtant, si vous voulez booster vos équipes, il faut que vous les teniez au courant de vos projets, du devenir de l’entreprise, sinon l’implication n’est absolument pas possible.
Je me souviens d’un cadre qui m’avait demandé d’aller à l’encontre de rumeurs que l’on pouvait entendre dans les couloirs d’une entreprise que j’ai fréquenté il y a de nombreuses années. Toutes sortes de bruits couraient sur l’avenir de la société, le fait que nous serions revendus, etc. Le moral des équipes était au plus bas, la salle de pause était devenue morose et chacun attendait une annonce dans les jours ou les semaines à venir. Ce cadre me demandait donc de m’opposer à ces rumeurs, sans aucune matière pour rassurer. Je lui avais conseillé à l’époque pour faire taire les rumeurs, plutôt que de cultiver le secret bêtement, de s’ouvrir un minimum et de communiquer ce qu’il se passait réellement en coulisses. Il sembla outré de cette proposition bien trop saugrenue.
La communication opérationnelle
C’est l’ensemble des échanges réalisés en interne afin de dispenser le fonctionnement d’un système, des standards de qualité, des processus de fabrication, des critères de sécurité ou de performances, … C’est également une communication descendante.
La communication interpersonnelle
Cette communication va dans tous les sens, ascendante, descendante, horizontale, … Bref, c’est la communication naturelle entre les membres de votre organisation et qui n’est pas maitrisée hiérarchiquement. Elle apporte une meilleure cohésion sociale entre les salariés et ajoute, si elle est positive, à la performance globale de vos équipes.
La communication interne est au service de la stratégie de l’entreprise
Quand l’entreprise évolue, que sa stratégie interne est amenée à évoluer, la communication interne va avoir un rôle important. En effet, plutôt que d’imposer une nouvelle volonté, la communication interne va tenter d’expliquer, d’imposer par l’explication, de convaincre pour orienter l’action individuelle et collective : « Cette façon de faire est la meilleure car … » Ainsi, cette communication va passer de la Direction Générale aux cadres dirigeants, puis des cadres dirigeants aux différents services.
Comment communiquer en interne ?
Rapprochez-vous de votre communication externe ! Faites le bilan de votre identité et des valeurs représentées dans votre entreprise. La communication doit toujours impacter en premier lieu celui qui la transmet. Ainsi, peut-être aurez vous à faire évoluer certaines choses pour être en adéquation avec l’image que vous voulez transmettre.
Peut-être que votre façon de manager devra évoluer. Il est évident que pour donner du sens aux valeurs et les crédibiliser, il est nécessaire qu’elles soient appliquées à tous les niveaux de la hiérarchie de l’entreprise.
Définissez un slogan qui résume votre culture d’entreprise
Ensuite, tentez de réduire la philosophie et l’identité de votre organisation en une phrase. Ce sera le slogan de vos équipes et peut-être même celui de votre communication externe. Voici quelques exemples :
- Think Different : C’est une invitation aux clients mais aussi au personnel d’Apple à penser différemment et bousculer les standards. C’est un bon exemple d’exportation de la communication interne. Au travers de ce message, le public reçoit le message que chez Apple, on essaie de produire quelque chose de différent.
- Un cap, un équipage sur la route du succès : Il y a une direction donnée, une équipe et cet ensemble mènera droit au succès. Slogan remotivant par excellence, l’objectif est clair : relancer tout le monde dans la même direction et redonner l’envie de gagner.
- Travailler pour une vie meilleure, pour un monde meilleur pour tous : quelque soit le secteur d’activités de cette entreprise, on comprend que les ambitions sont importantes : rendre le monde meilleur.
Ainsi, on peut penser que la communication interne mise tout sur les valeurs visant à contribuer à cela. Ainsi, on imagine que les salariés peuvent aussi bénéficier d’une vie meilleure au sein de l’entreprise. Pour diffuser votre message, vous bénéficiez de plusieurs canaux :
- Journal d’entreprise
- Blog et forums d’entreprise (le forum offre l’avantage de permettre aux salariés de s’exprimer. Mieux vaut pour l’entreprise qu’ils le fassent en interne plutôt que sur des plateformes extérieures)
- Une plaquette
- Le site internet, avec pourquoi pas, une section réservée au personnel
- Newsletter, …
Quelques pistes pour optimiser sa communication interne
Voici quelques idées de pratiques à initier au sein de votre entreprise pour améliorer votre communication interne :
- Favoriser les échanges réguliers et la transparence en organisant des réunions d’équipe, des séances de feedback et en favorisant les canaux de communication ouverts (mails, chat, réseau social d’entreprise, etc.).
- Encourager l’expression des idées et des suggestions des employés en créant des espaces dédiés et en reconnaissant les contributions significatives.
- Inclure tous les employés dans les décisions et les projets importants de l’entreprise, même s’ils ne sont pas directement concernés, pour renforcer leur sentiment d’appartenance.
- Encourager les employés à partager leur expérience, leurs compétences et leurs connaissances avec leurs collègues en organisant des ateliers, des séminaires et des programmes de mentorat.
- Développer une culture d’entreprise positive en valorisant les réalisations et les performances des employés, en les félicitant pour leur bon travail et en les reconnaissant pour leur engagement.
- Garder les employés informés des changements et des développements de l’entreprise en communiquant régulièrement sur les objectifs, les résultats et les perspectives de l’entreprise.
- Favoriser la participation des employés aux activités extérieures à l’entreprise pour renforcer les liens entre les employés et favoriser leur sentiment d’appartenance.
- Encourager les employés à prendre des initiatives pour améliorer les processus et les pratiques de l’entreprise en leur donnant les moyens de les mettre en oeuvre.
Les 5 piliers de la communication interne
- La transparence : Il est important de communiquer de manière transparente avec les employés sur les objectifs, les stratégies et les performances de l’entreprise. Cela permet aux employés de se sentir impliqués et informés sur ce qui se passe dans l’entreprise.
- La participation : Encouragez les employés à donner leur avis et à participer aux décisions qui les concernent. Cela renforce leur engagement et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
- La réactivité : Soyez réactifs aux besoins et aux demandes de vos employés. Montrez que vous êtes à l’écoute de leurs préoccupations et que vous êtes prêts à prendre des mesures pour les aider.
- L’adaptabilité : Soyez flexibles et adaptez votre communication en fonction des besoins et des préférences de vos employés. Utilisez différents canaux de communication pour atteindre tous les employés, que ce soit en personne, par e-mail, par téléphone ou via les réseaux sociaux.
- La cohérence : Assurez-vous que la communication interne de votre entreprise est cohérente avec vos valeurs, votre culture et votre image de marque. Cela renforce la crédibilité de votre entreprise auprès de vos employés et renforce leur engagement envers elle.
La culture d’entreprise
Cela mérite un article à part entière tant le sujet est dense. La communication interne en est le média, comme je le disais plus tôt, mais il y a plusieurs composantes qui vont la façonner. Il est d’ailleurs très difficile, surtout quand l’entreprise a pris de l’importance, de la changer radicalement. La culture d’entreprise repose sur :
- les dirigeants de l’entreprise et ses fondateurs : certains marquent l’entreprise au fer rouge, d’une bonne ou mauvaise manière d’ailleurs. Mark Zuckerberg, Henry Ford, Steve Jobs, Bill Gates, … Ces figures charismatiques ont eu un impact évident sur leur entreprise.
- des valeurs et des normes que vous imposez : avoir une politique customer centric, une sensibilité à l’écologie, la diversité, mettre en avant la créativité ou la rigueur, …
- des rites : l’organisation de l’évènement d’annonce d’un nouveau produit, une sortie d’entreprise toujours à la même date, etc.
- l’histoire de l’entreprise : les différentes batailles que la société a traversé, les moments difficiles, certains événements qui se sont déroulés au sein de l’entreprise, etc. L’histoire de HP et d’Apple qui ont commencé dans un garage par exemple.
- des symboles : le logo, évidemment, une mascotte, etc.
- quantité d’autres vecteurs tels que la situation géographique et économique influenceront également la couleur de l’entreprise.
Les enjeux de la communication interne sont donc nombreux : des collaborateurs motivés, impliqués et donc plus performants, une meilleure ambiance interne, de meilleurs profits, … L’entreprise est l’un des lieux où nous passons le plus de temps, il est donc essentiel que notre vie au travail soit la plus agréable possible et que nous puissions nous y épanouir. Et vous, comment ça se passe chez vous ?
