La révolution numérique frappe à la porte de votre établissement. Après les menus digitalisés et les réservations en ligne, c’est au tour de la facturation de se transformer. Pour vous, professionnel de la restauration ou de l’hôtellerie, cette évolution n’est pas qu’une simple formalité administrative – c’est un changement qui touche au cœur même de votre activité quotidienne.
La facturation électronique : comprendre les fondamentaux
La facturation électronique représente bien plus qu’un simple passage au numérique. Elle implique l’émission, la transmission et la réception de factures dans un format dématérialisé structuré, ce qui la distingue radicalement d’un simple PDF ou d’une facture papier.
Cette réforme s’articule autour de deux concepts essentiels :
- L’e-invoicing : l’échange obligatoire de factures électroniques entre professionnels français assujettis à la TVA
- L’e-reporting : la transmission des données de transaction à l’administration fiscale pour les opérations avec des particuliers ou des entreprises étrangères
Pour votre établissement, ces deux aspects sont cruciaux puisque vous travaillez quotidiennement avec des fournisseurs professionnels mais aussi directement avec le consommateur final.
La France met en place cette réforme pour atteindre quatre objectifs majeurs :
- Lutter efficacement contre la fraude à la TVA
- Faciliter les déclarations fiscales
- Réduire les coûts administratifs et les délais de paiement
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique française
Les obligations concrètes pour les restaurants et hôtels
En tant que professionnel de la restauration ou de l’hôtellerie, vous êtes directement concerné par cette réforme, quelle que soit la taille de votre établissement ou votre statut juridique.
Le calendrier d’application se déploie en deux temps :
- Au 1er septembre 2026 : obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs
- Au 1er septembre 2027 : obligation d’émettre vous-même des factures électroniques et de transmettre vos données de transaction à l’administration fiscale
Dans votre activité quotidienne, deux situations distinctes se présenteront :
- Client professionnel (entreprise française) :
- Vous devrez émettre une facture électronique normée
- Cette facture sera transmise via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
- Si un client professionnel demande une facture au nom de son entreprise mais règle avec un moyen de paiement personnel, vous devrez envoyer la facture à l’entreprise via votre plateforme
- Client particulier ou entreprise étrangère :
- Pas d’obligation concernant le format ou l’envoi de la facture
- Mais obligation de transmettre les données de vos recettes quotidiennes à l’administration fiscale
| STATUT DU CLIENT | VOS OBLIGATIONS |
|---|---|
| Assujettis à la TVA établis en France | Édition des factures normées et transmission aux clients via une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). |
| Clients non assujettis | Pas d’obligation de création et d’envoi de factures, mais déclaration régulière des recettes quotidiennes à l’administration fiscale via la PDP choisie. Selon les logiciels utilisés, les transmissions peuvent être automatiques ou manuelles. |
À noter que si vous êtes un restaurateur, vous êtes légalement tenu de délivrer une facture à un professionnel lorsque le montant dépasse 150€ HT.
Les avantages concrets pour votre établissement
Si les nouvelles obligations peuvent sembler contraignantes au premier abord, la facturation électronique présente des bénéfices tangibles pour votre activité :
- Réduction drastique des coûts : le traitement d’une facture papier coûte environ 10€ à l’émission et 15€ à la réception, contre seulement 1,5€ pour une facture électronique
- Gain de temps précieux : moins de saisie manuelle, transmission automatique des documents
- Suivi optimisé des paiements : visualisation en temps réel du statut de vos factures
- Diminution des litiges : moins d’erreurs grâce à l’automatisation
- Meilleure gestion de trésorerie : règlements plus rapides et visibilité accrue
Pour un secteur où chaque minute compte et où les marges sont souvent serrées, ces avantages sont particulièrement pertinents.
Se préparer concrètement à la transition
La préparation est la clé d’une transition sans heurt. Voici les étapes à suivre pour votre établissement :
1. Choisir une plateforme adaptée
La Pierre angulaire de cette réforme est la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Vous devrez en choisir une avant septembre 2026 pour pouvoir recevoir vos factures fournisseurs.
Les critères de choix pour un établissement de restauration ou d’hôtellerie :
- Compatibilité avec votre système d’encaissement actuel
- Facilité d’utilisation quotidienne
- Capacité à gérer les spécificités du secteur
- Services additionnels proposés (archivage, intégration comptable…)
- Tarification adaptée à votre volume de factures
2. Adapter vos systèmes d’encaissement
Vérifiez avec votre fournisseur que votre système de caisse ou logiciel sera mis en conformité pour :
- Générer automatiquement les factures au format normé Factur-X
- Produire le fichier de données de transaction pour l’administration fiscale
- Traiter correctement les cas particuliers (TVA déjà collectée sur facture émise après ticket de caisse)
Idéalement, votre système devrait permettre d’uniformiser vos process quelle que soit la nature du client.
3. Former votre équipe
La formation de votre personnel est essentielle :
- Sensibilisation aux nouvelles procédures
- Compréhension des différents cas de figure (entreprise vs particulier)
- Utilisation correcte du système pour éviter les erreurs
L’accompagnement par un expert-comptable
Face à cette transformation majeure, l’accompagnement par un expert-comptable spécialisé dans le secteur de la restauration et de l’hôtellerie devient un atout déterminant.
Pourquoi faire appel à un expert ?
La facturation électronique nécessite une réorganisation profonde de vos processus et l’adoption d’outils conformes. Un cabinet comme Extencia, avec sa connaissance approfondie du secteur, peut vous apporter :
- Des recommandations personnalisées pour définir une nouvelle organisation adaptée à votre établissement
- La prise en charge de certaines tâches administratives vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier
- Des outils adaptés à votre activité, votre maturité digitale et votre volume de facturation
Services spécifiques pour la restauration et l’hôtellerie
Les experts-comptables d’Extencia spécialisés dans le secteur comprennent parfaitement les spécificités de votre métier et les enjeux quotidiens de votre activité.
Leur approche à 360° du secteur leur permet d’être constamment connectés aux tendances et actualités de votre domaine, vous garantissant ainsi des solutions parfaitement adaptées.
FAQ et points d’attention
Questions fréquentes des restaurateurs et hôteliers
Que se passe-t-il si un client professionnel demande une facture après avoir payé ?
Si un client demande une facture pour son entreprise après la saisie de la vente sur la caisse, vous devrez éditer une facture en mentionnant que la TVA collectée a déjà été comptabilisée sur la caisse.
Comment gérer les acomptes dans ce nouveau système ?
Pour tout acompte reçu, vous devez délivrer une facture indiquant les montants HT et de TVA.
Quelles sont les pénalités en cas de non-conformité ?
Une amende forfaitaire de 15€ par facture non transmise, plafonnée à 15 000€ par année civile.
Erreurs à éviter
- Attendre le dernier moment pour se mettre en conformité
- Négliger la formation du personnel
- Choisir une plateforme uniquement sur des critères de coût
- Ignorer la compatibilité avec vos systèmes actuels
- Sous-estimer l’impact sur votre organisation quotidienne
Préparez l’avenir de votre établissement dès aujourd’hui
La facturation électronique n’est pas qu’une contrainte réglementaire—c’est une opportunité de modernisation qui peut transformer positivement la gestion de votre établissement.
Les professionnels qui anticiperont cette transition seront les mieux positionnés pour en tirer tous les avantages : réduction des coûts administratifs, meilleure gestion de trésorerie, et temps libéré pour se consacrer à l’essentiel—la qualité de service et l’expérience client.
Ne faites pas ce chemin seul
Chez Extencia, notre équipe spécialisée dans le secteur de la restauration et de l’hôtellerie vous accompagne pas à pas dans cette transformation. Nos experts-comptables comprennent les réalités quotidiennes de votre métier et vous apportent des solutions sur mesure.
Pourquoi attendre septembre 2026 quand vous pouvez dès aujourd’hui transformer cette obligation en avantage concurrentiel ?
Contactez nos experts pour un diagnostic personnalisé de votre situation et découvrez comment nous pouvons vous aider à préparer sereinement cette transition vers la facturation électronique.
